E-Rechnung 2025 bis 2028 im Onlinehandel

Welche Pflichten, Ausnahmen und Fristen du in Deutschland kennen musst

TL;DR: Für Onlinehändler wird die E-Rechnung ab 2025 vor allem im B2B-Bereich relevant: empfangen musst du sie sofort, beim Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Entscheidend sind Rechnungsempfänger, Ausnahmen und saubere Prozesse für ERP, Buchhaltung und Plattformen wie Amazon FBA.

Nicht jede Rechnung wird sofort XML-pflichtig.

Für Onlinehändler ist vor allem wichtig, zwei Dinge sauber zu trennen: den Empfang von E-Rechnungen ab 2025 und die eigenen Übergangsfristen beim Versand. Relevant sind dabei nicht nur Dateiformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, sondern auch der Rechnungsempfänger, der Leistungsort, Ausnahmen für Kleinbeträge und Sonderfälle wie Amazon FBA. Wenn Prozesse in ERP, Buchhaltung und Schnittstellen & Systemintegration nicht zusammenpassen, entstehen Rückfragen, Medienbrüche und unnötiger manueller Aufwand.

E-Rechnungs-Prozess prüfen lassen

Der Zeitplan 2025 bis 2028 im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als inländischer Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für eigene Ausgangsrechnungen gelten je nach Fall noch Übergangsfristen bis Ende 2026 oder Ende 2027, bevor die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ab 2028 regelmäßig Pflicht wird.

Für Onlinehändler ist der Zeitplan vor allem deshalb wichtig, weil er Prozesse in ERP, Buchhaltung und Belegarchiv direkt betrifft. Wenn du Rechnungen, Gutschriften und Plattformbelege automatisiert weiterverarbeiten willst, brauchst du eine klare Datenbasis in Reporting & Analyse und saubere Stammdaten im System.

• Ab 2025: E-Rechnungen müssen im inländischen B2B-Bereich empfangen werden können. Ein einfaches PDF gilt steuerlich nicht mehr als E-Rechnung.
• 2025 bis Ende 2026: Rechnungsaussteller dürfen statt einer E-Rechnung noch Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers auch sonstige elektronische Rechnungen wie PDF verwenden.
• 2027: Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt diese Erleichterung noch ein Jahr länger.
• Bis Ende 2027: Auch bestimmte EDI-Verfahren dürfen weiter genutzt werden, selbst wenn sie die Voraussetzungen einer E-Rechnung noch nicht vollständig erfüllen.
• Ab 2028: Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen wird die E-Rechnung regelmäßig der Standard für Ausgangsrechnungen.

Wichtig ist: Entscheidend ist nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitpunkt des Umsatzes. Wenn der Umsatz noch 2024 ausgeführt wurde, kann die Rechnung trotz späterer Ausstellung nach den alten Regeln behandelt werden.

Wer im Onlinehandel betroffen ist und wer nicht

Betroffen bist du vor allem bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Private Endkunden fallen nicht unter die Pflicht. Bei Behörden, Vereinen und anderen Institutionen entscheidet, ob der Empfänger als Unternehmer handelt und ob daneben eigene öffentliche E-Rechnungsregeln gelten.

Für den Onlinehandel reicht die Unterscheidung B2B oder B2C allein nicht immer aus. Du musst zusätzlich prüfen, wer Rechnungsempfänger ist und in welcher Rolle dieser Empfänger auftritt. Genau hier helfen saubere Prozesse in Warenwirtschaftssysteme, damit Rechnungsarten nicht versehentlich vermischt werden.

B2B in Deutschland: Hier ist die E-Rechnung grundsätzlich relevant, wenn beide Parteien inländische Unternehmer sind und keine Ausnahme greift. Dazu können auch Freiberufler, Vermieter, Kleinunternehmer oder Ärzte gehören, sofern sie unternehmerisch handeln.

B2C: Rechnungen an private Endverbraucher unterliegen dieser Pflicht nicht. Das bedeutet nicht, dass du gar keine Rechnung ausstellen darfst, sondern nur, dass die verpflichtende E-Rechnung aus dem Umsatzsteuerrecht hier nicht der Maßstab ist.

Behörden und öffentliche Auftraggeber: Wenn die öffentliche Stelle nicht als Unternehmer handelt, greifen die B2B-Regeln aus dem Umsatzsteuerrecht nicht in derselben Form. Trotzdem können separate Vorgaben für elektronische Rechnungen an Behörden gelten. Inhaltlich ist das also nicht automatisch derselbe Fall wie klassisches B2B.

Vereine, Stiftungen, Institutionen: Handelt die juristische Person nicht unternehmerisch, kann weiterhin eine sonstige Rechnung ausreichen. Handelt sie unternehmerisch, musst du die allgemeinen Regeln prüfen.

Ausnahmen unabhängig vom Empfänger: Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte Grundstücksleistungen gelten besondere Erleichterungen.

Eingangsrechnungen ab 2025: Was du empfangen können musst

Empfangen musst du früher als versenden

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als inländisches Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine vollautomatische Datenverarbeitung ist nicht sofort Pflicht, aber du brauchst einen Prozess, der strukturierte Formate annimmt, archiviert und lesbar macht.

Für viele Onlinehändler ist das der eigentliche Startpunkt. Wer Eingangsrechnungen aus Lieferantenbeziehungen, Software-Abos oder Dienstleisterverträgen erhält, sollte prüfen, wie XML-basierte Belege in Buchhaltung, ERP und Schnittstellen & Systemintegration übernommen werden. Ein E-Mail-Postfach reicht als Mindestvoraussetzung für den Empfang, ersetzt aber keinen sauberen Prozess für Prüfung, Zuordnung und Archivierung.

Wichtig ist außerdem die Begriffsänderung: Ein normales PDF ist seit 2025 steuerlich nur noch eine sonstige Rechnung. Wenn du ein hybrides Format wie ZUGFeRD nutzt, sind bei Abweichungen die strukturierten Daten führend, nicht die Sicht-PDF. Das ist für Prüfprozesse relevant, weil Fachabteilung und Buchhaltung nicht nur die optische Darstellung, sondern die führenden Rechnungsdaten im Blick behalten müssen.

Praxis-Tipp: Prüfe zuerst, ob Lieferanten E-Rechnungen senden, wie dein System diese annimmt und wer im Unternehmen Eingangsrechnungen fachlich freigibt. Gute Ergebnisse entstehen meist dann, wenn Reporting & Analyse und Buchhaltung denselben Belegstatus sehen.

E-Rechnungs-Eingang strukturieren

Ausgangsrechnungen: Wann PDF noch reicht und wann nicht mehr

Bei eigenen Ausgangsrechnungen kommt es auf Zeitraum, Umsatzgröße, Ausnahmefälle und den Rechnungsempfänger an. Ein PDF kann in vielen Fällen noch übergangsweise zulässig sein, ist aber steuerlich keine E-Rechnung mehr.

Für Onlinehändler ist diese Unterscheidung wichtig, weil sie oft verschiedene Rechnungsarten parallel erzeugen: klassische Shop-Rechnungen, B2B-Rechnungen, Gutschriften, Marktplatzbelege und Sonderfälle für Ausland oder Behörden. Ohne klare Zuordnung in Shopsysteme und ERP entstehen schnell falsche Formate am falschen Empfänger.

Bis Ende 2026 darfst du im inländischen B2B-Bereich statt einer E-Rechnung noch andere Rechnungsformen verwenden. Papierrechnungen bleiben in der Übergangsphase möglich. Andere elektronische Formate wie PDF darfst du weiter nutzen, wenn der Empfänger zustimmt. Liegt dein Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Erleichterung bis Ende 2027.

Nicht jede Rechnung muss später als E-Rechnung rausgehen. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Auch Rechnungen an private Endkunden sind kein Fall der verpflichtenden B2B-E-Rechnung.

Wichtig für die Praxis: Wenn du mehrere Empfängertypen bedienst, solltest du deine Ausgangsrechnungen nach Empfängerlogik trennen. B2B in Deutschland ist anders zu behandeln als B2C, Behörden oder nichtunternehmerische Institutionen. Genau diese Trennung sollte im System nachvollziehbar gepflegt sein, nicht nur in Freitexten oder manuellen Notizen.

Sonderfall Amazon FBA: Warum der Rechnungsempfänger entscheidend ist

Bei Amazon FBA reicht es nicht, pauschal von „der Amazon-Rechnung“ zu sprechen. Du musst unterscheiden, welche Leistung abgerechnet wird, wer Rechnungsaussteller ist und ob der Rechnungsempfänger dein Unternehmen, ein Endkunde oder eine öffentliche Stelle ist.

Im Tagesgeschäft tauchen bei Amazon FBA verschiedene Belegarten auf: Gebührenrechnungen, Lager- und Versandkosten, Gutschriften, Leistungsabrechnungen oder Rechnungen an Endkunden. Für die E-Rechnung ist deshalb zuerst zu klären, ob überhaupt ein inländischer B2B-Umsatz vorliegt. Genau dafür brauchst du stabile Datenflüsse über Schnittstellen & Systemintegration.

Wenn dein Unternehmen Leistungsempfänger ist und ein inländischer Unternehmer an dich abrechnet, ist die B2B-Logik naheliegend. Sitzt der Rechnungsaussteller dagegen im Ausland und hat keine am Umsatz beteiligte inländische Niederlassung, kann die deutsche Pflicht zur E-Rechnung schon aus diesem Grund anders zu bewerten sein. Für dich zählt dann nicht nur das Format, sondern auch, ob zum Beispiel Reverse-Charge-Themen, ausländische Rechnungsaussteller oder abweichende Plattformprozesse vorliegen.

Bei Rechnungen an Endkunden über Amazon ist zusätzlich der Empfängertyp entscheidend. Handelt es sich um B2C, greift die verpflichtende E-Rechnung aus dem deutschen B2B-Umsatzsteuerrecht nicht. Handelt es sich um einen Unternehmer in Deutschland, musst du die B2B-Regeln prüfen. Handelt es sich um Behörden oder andere juristische Personen, die nicht unternehmerisch handeln, gelten wiederum andere Maßstäbe.

Praxisnah bedeutet das: Prüfe Amazon-Belege nicht nur nach Dateiendung, sondern nach Leistungsbeziehung. Wer ist Leistungsempfänger? Wer stellt die Rechnung aus? In welchem Land sitzt der Aussteller? Welche umsatzsteuerliche Rolle hat der Empfänger? Erst daraus ergibt sich, welches Format tatsächlich verlangt ist.

So setzt du die E-Rechnung mit JTL-Wawi sauber um